ما هو برنامج QuickBooks؟
برنامج QuickBooks عبارة عن حزمة أقسام متعددة تساعد على إدارة الشؤون المالية؛ الشخصية، والتجارية، والضريبية، وهو مناسب للشركات الصغيرة.
يوفر البرنامج نسخًا مختلفة تبعًا لحجم الشركة واحتياجاتها، وتتمثل في:
1- النسخة الخاصة بسطح المكتب QuickBooks Desktop
تنقسم أنظمة QuickBooks الخاصة بسطح المكتب إلى قسمين، وتتشابه في أنها تمكن المستخدم من:
- إدارة كاملة للوقت الخاص بكل مشروع أو للموظف بالمؤسسة من خلال التكامل مع QuickBooks Time.
- تحديد العملاء والمنتجات الخاضعة للضريبة، ومتابعة ضريبة المبيعات طوال الشهر.
- الرؤية الشاملة للبيانات، والاطلاع الدائم على التدفق النقدي.
- المتابعة الدورية للدخل والمصروفات.
أما عن نقاط الاختلاف فنجد:
نظام Premier Plus
يتيح QuickBooks في تلك النسخة إضافة ما يصل إلى 5 مستخدم، ويوفر عدد تقارير أكبر من نظام Pro Plus 2022 يصل إلى أكثر من 150 تقرير يساعدك في اتخاذ القرارات المناسبة برؤية دقيقة.
نظام Enterprise
يعد ذلك النظام هو الأكبر من حيث عدد المستخدمين، إذ يصل إلى 40 مستخدم له مع 5 رتب متقدمة، إلى جانب إعداد التقارير المتقدمة والتي تتخطى 200 تقرير.
2- النسخة الأونلاين QuickBooks Online
تعد النسخة الأونلاين QBO نظامًا سحابيًا يساعدك بشكل مرن في إتمام العديد من العمليات، فمن خلالها تستطيع:
- توفير الوقت من خلال استخدام تطبيق الهاتف المحمول QuickBooks online.
- تشفير البيانات بتقنيات مستخدمة من قبل البنوك الكبرى.
- استيراد الملفات من Desktop والاحتفاظ بها على النظام.
- الاحتفاظ بنسخة احتياطية على النظام السحابي.
- مزامنة المعاملات المصرفية وتصنيفها تلقائيًا.
أما عن أقسامها فنجد:
نظام Online plus
تتيح تلك النسخة جميع الخصائص الموجودة في نظام Premier Plus إلى جانب بعض الخصائص الأخرى من إدارة التدفقات النقدية، والوصول إلى البيانات في أي وقت ومن أي مكان، وتوفير نسخة احتياطية من بيانات المؤسسة، وغيرهم.
نظام online advanced
يشمل هذا النظام 25 مستخدم، ويوفر نفس خصائص نظام Online Plus بالإضافة إلى إمكانية تحليل البيانات من خلال Excel Sheet، والتكامل مع الأدوات المختلفة، وتوفير التدريبات المجانية، وغيرهم.
وبهذا نكتشف أن هناك فارقًا كبيرًا بين نسخ QuickBooks Desktop ونسخة QuickBooks Online، فيما يتعلق بمتطلبات العمل، واحتياج كل مستخدم.
مميزات برنامج “QuickBooks”
لبرنامج “QuickBooks” مميزات مختلفة من أشهرها:
1- سهولة الاستخدام
يمكن استخدام برنامج “QuickBooks” من أي جهاز سواء كان IOS أو Android أو حتى على جهاز الكمبيوتر الخاص بك، بالإضافة إلى أنه لا يحتاج تدريبًا لفترة طويلة لمعرفة كيفية استخدامه، فهو يحتوي على واجهة مستخدم سهلة.
تتوفر أيضًا وسائل التدريب على البرنامج بطريقة مختصرة وبسيطة على الإنترنت، وبذلك يسهل على مستخدميه التعامل معه.
2- توفير لوحة تحكم واحدة لجميع المستخدمين
يمكنك QuickBooks من متابعة سير أعمالك من خلال لوحة تحكم واحدة تسمح لجميع المستخدمين بالاطلاع على بيانات الأقسام من مكان واحد دون الحاجة إلى ترك مكاتبهم، وبالتالي فهو يسهل من سير العمليات، ويساعد على إتمامها بشكل منظم.
3- توفير تقارير الحسابات
يوفر برنامج QuickBooks عدة أساليب لإدارة التقارير والشؤون المالية عن طريق وجود قوالب متنوعة ومتعددة خاصة بالتجارة يمكنك الاختيار بينها وفقًا للاحتياجات المتعلقة بالعمل كالربح والخسارة، وبيانات التدفق النقدي، والميزانية الفعلية، ومقارنة التوقعات والتطورات، وما إلى ذلك.
بالتالي يمكنك النظر في جميع هذه التقارير لمراقبة إنتاجية عملك، وتبعًا لذلك تستطيع إجراء تحسينات إذا لزم الأمر.
4- إمكانية ترقية البرنامج أو العودة إلى الإصدار القديم
يتيح برنامج QuickBooks المحاسبي الترقية إلى أي نسخة تبعًا لاحتياجات مؤسستك، وفي حالة احتياجك إلى الإصدار القديم لأي سبب كان فإنه يمكنك من ذلك بسهولة.
5- توفير خطط أسعار اقتصادية
عند الحديث عن خطط الأسعار التي يقدمها برنامج QuickBooks المحاسبي نجد مجموعة من الخطط الاقتصادية التي تناسب ميزانية الشركات الصغيرة.
