3- شرح مختصر لخطوات تسجيل وإرسال و تخصيص الفاتورة (Customization) الفواتير في QuickBooks Desktop
كيفية استخدام الفواتير في QuickBooks Desktop لإبلاغ العملاء بالمبالغ المستحقة ومدة الدفع المتاحة لهم. تبدأ العملية باختيار *”create invoices”* (إنشاء فواتير).
*1. تخصيص الفاتورة (Customization):*
*نافذة الفاتورة:* يتم استعراض نافذة الفاتورة التي تنقسم إلى ثلاثة أقسام: الرأس (header)، وجدول الأصناف (item table)، والتذييل (footer).
*تعديل التنسيق:* يمكن إضافة حقول، أو تبديل الأعمدة لتشغيلها أو إيقاف تشغيلها، أو إعادة تسميتها في جدول الأصناف، وتغيير التذييل. يتم ذلك عبر علامة تبويب *”formatting”* (التنسيق) ثم *”customize data layout”* (تخصيص تخطيط البيانات).
*التصميم البصري:* إذا كنت تريد إضافة شعار أو تحريك العناصر، استخدم *”layout designer”* (مصمم التخطيط).
*الحفظ:* يتم حفظ أي تغييرات تجريها على الفواتير في قالب (template)، ويمكنك الاختيار بين تصميمات مختلفة من قائمة القوالب المنسدلة.
*2. تسجيل تفاصيل البيع (Recording the Sale Details):*
*اختيار العميل:* يتم اختيار العميل من القائمة التي قمت بإعدادها مسبقاً، أو اختيار *”add new”* (إضافة جديد) لإعداد عميل جديد.
*ملء البيانات:* إذا كان العميل موجوداً، يقوم QuickBooks بملء بياناته تلقائياً. يظهر أيضاً ملخص لمعلومات العميل ورصيده ومعاملاته الأخيرة.
*استخدام التقديرات:* إذا كنت قد أدخلت بالفعل تقدير (estimate) أو أمر مبيعات (sales order)، يسألك QuickBooks عما إذا كنت تريد استخدامهما لملء بيانات الفاتورة.
*3. تسجيل الرسوم والأصناف (Recording Charges):*
*اختيار الصنف/الخدمة:* يتم اختيار صنف (item) أو خدمة من القائمة، أو اختيار *”add new”* لإعداد صنف جديد إذا لم يكن موجوداً.
*التعبئة التلقائية والتعديل:* بمجرد اختيار الصنف، يتم ملء وصف المبيعات (sales description) وسعر المبيعات (sales price) تلقائياً في النموذج. يمكن تعديل أي من هذه المعلومات إذا لزم الأمر.
*4. إنهاء الفاتورة وإرسالها (Finalizing and Sending):*
*الرصيد المستحق:* بعد ملء جميع البيانات، يعرض QuickBooks الرصيد المستحق (balance due) للفاتورة.
*الحفظ:* اختر *”save”* (حفظ) لإنهاء اختياراتك.
*الإرسال:*
*الإرسال الفوري:* إذا كنت تريد طباعة أو إرسال الفاتورة عبر البريد الإلكتروني فوراً، فحدد *”email”* (إرسال بالبريد الإلكتروني) أو *”print”* (طباعة).
*الإرسال لاحقاً (Batch):* إذا اخترت الطباعة أو الإرسال لاحقاً في مجموعة، انتقل إلى قائمة *”file”* (ملف)، ثم *”print forms”* (طباعة النماذج) أو *”send forms”* (إرسال النماذج).
*5. تتبع الرصيد (Tracking Balance):*
بعد تسجيل الفاتورة، يمكنك مراقبة الرصيد الإجمالي للعميل في *”customer center”* (مركز العملاء) عن طريق اختيار “customers” ثم اسم العميل.
#QuickBooks
#QuickBooksDesktop
#فواتير
#إعداد_الفواتير
#محاسبة
#تخصيص_الفواتير
#إرسال_الفواتير
#AccountantTips
