ما هي الفاتورة الإلكترونية وأهميتها للشركات المصرية؟
الفاتورة الإلكترونية هي وثيقة رقمية يمكن حفظها وتبادل بياناتها وإلكترونيًا، تستخدم لإثبات معاملات بيع السلع والخدمات، من خلال منظومة جديدة تتبع التقنيات الحديثة في سبيل التخلص من الفواتير والإشعارات الورقية لمواكبة التطور، وتعد مصر من أولى الدول الرائدة في تطبيق تلك المنظومة.
وتمثل منظومة الفاتورة الإلكترونية طفرة كبيرة في العالم الرقمي، ويعد تطبيقها جزءًا هامًا في برنامج التنمية المستدامة لتحقيق رؤية مصر 2030، ولذا أطلقت الحكومة منصة للممولين يمكنهم من خلالها التسجيل ومتابعة خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية
تقدم تلك المنظومة العديد من المميزات للشركات المصرية؛ إذ:
- تقلل إجراءات الفحص الضريبي.
- تمكن من التواصل وتبادل البيانات مع مصلحة الضرائب.
- تخفف العبء الإداري على الموظفين.
- تسهل عملية إعداد الإقرارات الضريبية.
- تحقق مفهوم العدالة الضريبية.
- تمكن من اكتشاف الأخطاء الرقمية بسهولة.
- تحمي من التعامل مع الشركات الوهمية.
يمكنك الانضمام لتلك المنظومة من خلال إتباع خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية، فلنتعرف على تلك الخطوات والمراحل بالتفصيل.
مراحل إنشاء الفاتورة الإلكترونية
للتمكن من إنشاء الفاتورة الإلكترونية ينبغي على الممول التسجيل أولًا في المنظومة الرقمية من خلال إرسال طلب التسجيل عبر البريد الإلكتروني einvoice@eta.gov.eg وذلك للحصول على موعد إنشاء الحساب الرقمي.
ينتظر الممول رسالة من المصلحة عبر البريد الإلكتروني تحتوي على موعد التسجيل، ويتوجه في ذلك الموعد إلى المأمورية التابع لها لتقديم المستندات المطلوبة، ويتم تجهيز الحساب الرقمي في خلال 48 ساعة من بموعد التسجيل.
بعد تلك الخطوة لا بد من استخراج شهادة التوقيع الإلكتروني وذلك بالتوجه إلى إحدى الجهات المرخصة وتقديم الأوراق المطلوبة للحصول على التوقيع.
يتطلب إنشاء الفاتورة أيضًا تحقيق التكامل مع المنظومة وذلك بالدمج بين برنامج تخطيط موارد المؤسسة ومصلحة الضرائب من خلال واجهات برمجة التطبيقات APIs.
تستخدم منظومة الفواتير الإلكترونية نظام تكويد موحد بمعيارين أساسيين وهما: GS1 و EGS، فلا بد من إرسال أكواد السلع والخدمات إلى المنظومة والتأكد من تفعيل تلك الأكواد قبل البدء في إصدار الفواتير.
خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية وتطبيقها
أعلنت مصلحة الضرائب المصرية عن خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية وإصدارها، وسنتناول كل خطوة بالتفصيل.
الخطوة الأولى: التسجيل في المنظومة
أولى خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية هي التسجيل في المنظومة الإلكترونية التابعة لمصلحة الضرائب عن طريق إرسال طلب على البريد الإلكتروني السابق ذكره وإرفاق بعض المستندات الضرورية وهي:
- صورة طلب التفويض المعتمد من الشركة بتوقيع بنكي
- صورة بطاقة الرقم القومي
- صورة شهادة التسجيل الضريبي
- صورة البطاقة الضريبية
يستلم الممول رسالة بموعد تسجيل الملف الرقمي ويتوجه إلى المأمورية التابعة لتقديم أصول المستندات المرفقة.
يتطلب التسجيل تجهيز بعض البيانات الخاصة بالشركة والمفوض وهي:
- رقم تسجيل الشركة
- البريد الإلكتروني للشركة
- رقم الهاتف
- اسم المفوض
- الرقم القومي للمفوض
- رقم هاتف المفوض
- البريد الإلكتروني الخاص به
وبعد إتمام عملية التسجيل الإلكتروني نكون استكملنا الخطوة الأولى من خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية.
الخطوة الثانية:
تسجيل حساب رقمي للممول
تسمح منظومة الفواتير الإلكترونية للممول بإنشاء حساب رقمي يمكن استخدامه في الدخول المنظومة وإدارة المفوضين، ويمتلك المفوض أيضًا صلاحية التسجيل.
بعد إنهاء خطوة التسجيل الأولى، يستلم الممول دعوة من مصلحة الضرائب على البريد الإلكتروني الخاص به، ويتعين عليه فتح تلك الدعوة واستكمال البيانات المطلوبة للتمكن من تسجيل الحساب الرقمي.
أثناء متابعة التسجيل سيتم استلام كود التأكيد وهو كلمة مرور لمرة واحدة OTP يرجى إدخالها ومتابعة التسجيل، وهنا يتمكن الممول من إرسال دعوة لأول ممثل للشركة، وبذلك نكون أنهينا الخطوة الثالثة من خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية.
يمكنك التعرف على طريقة التسجيل خطوة بخطوة من خلال هذا الرابط.
الخطوة الثالثة: تسجيل مفوضين إضافيين
لم تنته خطوات عمل الفاتورة الإلكترونية بعد؛ إذ يتم في تلك الخطوة تسجيل مفوضين إضافيين -سواء أشخاص أو أنظمة- لديهم صلاحيات الدخول إلى المنظومة الإلكترونية والعمل من خلالها نيابة عن الممول، وذلك عن طريقة إدخال بعض البيانات الخاصة بالممثل مثل:
- الاسم الأول
- الاسم الأخير
- الرقم القومي
- البريد الإلكتروني
بعد الضغط على زر إرسال دعوة يصل للممثل بريدًا إلكترونيًا يتعين عليه فتحه واستكمال البيانات المطلوبة.
ملحوظة: يمكن أيضًا تسجيل أنظمة تخطيط موارد المؤسسة لتمثيل الممول.
الخطوة الرابعة: عملية تبادل المستندات
ويمكنك من خلال المنظومة الإلكترونية:
إرسال الفواتير
تتيح المنظومة إمكانية إرسال الفواتير إلى مصلحة الضرائب بعد تحقيق عملية التكامل والتوقيع عليها إلكترونيًا،.
التأكد من صحة الفواتير
يمكن التحقق من صحة المستندات المرسلة من خلال:
- الرقم القومي للأفراد
- هيكل الفاتورة
- الحقول الأساسية التي يجب أن تتواجد في كل مستند
- الحقول البسيطة (قيمة الحقل ووجوده)
- صحة التوقيع الإلكتروني
- اسم الممول ومعرفة إذا ما كان مسجل ضريبيًا أو لا
- الأكواد الموحدة سواء كانت GS1 أو EGS
- تكرار المستند ومعرفة عدد مرات إرساله عن طريق الخطأ
- المستندات المرجعية؛ إذ يتم التحقق من صحة إشعارات الخصم والإضافة بالرجوع إلى الفاتورة الأصلية والتأكد من صحتها.
إلغاء الفواتير
يمكن إلغاء الفاتورة بعد إصدارها في حالة وجود خطأ أو غيره، وترسل المنظومة إشعارًا للمتلقي يفيد طلب الإلغاء، وهنا يمكن للمتلقي قبول الطلب أو رفضه.
ملحوظة: يمكن إلغاء الفاتورة في خلال ثلاثة أيام فقط من تاريخ صدورها.
التعديل على الفاتورة
تتيح منظومة الفواتير الإلكترونية التعديل على المستندات من خلال استخدام إشعارات الخصم والإضافة
رفض المستند
إذا تم إصدار المستند بشكل غير صحيح، فلمستلم الفاتورة حق رفضه عندما يحصل على تفاصيله، ويكون الرفض ممكنًا خلال ثلاثة أيام من استلام الفاتورة.
